Implementation
Verismo HR är skalbart med moduler och funktioner sätter vi gemensamt upp en plan för implementationen, tidsplan och planerar in de resurser som behövs för respektive del.
Eftersom det är skalbart behöver vi inte implementera allt på samma gång. Då kan vi istället ger rätt förutsättningar för era resurser, interna förändringsresa och kommunikationsarbete.
Själva implementationsprocessen ser likadan ut för både moduler, processer och funktioner, det är omfattningen som varierar.
Workshop
Implementationen inleds med workshop(s) där vi tillsammans går genom de standardprocesser. Vi går även igenom inställningar som är aktuella för tillfället.
Vi utgår från standardpaketets best practice där ni får möjlighet att anpassa och konfigurera så att systemet passar er verksamhet.
Lösningsförslag
När workshopen är klar sammanfattar Verismos projektledare allt material, diskussioner och beslut kopplade till leveransen i ett samlat lösningsförslag.
Lösningsförslaget innehåller bland annat vilken existerande master data som ska importeras till Verismo, processbeskrivningar, flödesscheman, behörighetsinställningar på fältnivå, mejlmottagare med mera.
Även eventuella önskemål på konfiguration som uppkommit under workshopen i samband med nya behov eller kravställningar finns med i lösningsförslaget.
Godkännande
Lösningsförslaget skickas till er för att säkerställa att vi har uppfattat alla era behov och önskemål gällande leveransen.
Under hela implementationen har vi kontinuerliga dialoger och avstämningar för frågor och andra diskussionspunkter som kan komma upp under förändringsprocessen.
När ni godkänt lösningsförslaget börjar vi sätta upp systemet enligt dokumenten.
Konfiguration
När lösningsförslaget är godkänt startar konfigurationsprocessen.
Konfigurationsprocessen innebär att våra utvecklare sätter upp systemet enligt lösningsförslaget med de inställningar och anpassningar ni har beställt. Under den här perioden importeras även master data med organisations- och medarbetarnas data med hjälp av filer från er.
Datat resulterar bland annat i organisationsstrukturer, rapportvägar, behörigheter men även adresser, telefonnummer, anställningshistorik, anhöriga och annan data ni vill få importerat.
Utbildning
Som en del av implementationen ingår utbildningstillfällen inför varje leverans.
Utbildningen genomförs i samband med att konfiguration och inläsning av master data är klara och ni får tillgång till systemet. Under utbildningarna går vi till exempel genom systemets uppbyggnad, administration, användarkonto, strukturer, processer och funktioner.
Vid uppstart av systemet innehåller utbildningen mer grundlig genomgång och om det handlar om implementation av funktioner går vi genom de aktuella delarna.
Lansering
Efter utbildningen har ni möjlighet att testa alla funktioner och processer, skapa mallar, rullgardinsalternativ, anpassa mejlinnehåll och annat som hör ihop med respektive modul ni valt att implementera. Det kan vara att skapa anställningsavtal, ladda upp personalhandbok, skapa onboarding- och exitenkät, hantera frånvarotyper eller ladda upp kurser.
När ni är redo bjuder ni in medarbetarna via systemet med välkomstmeddelande, användarnamn och lösenord och ni är ni redo att börja ert nya digitala HR arbete!
När lanseringen är klar börjar vi om med nästa modul, funktion eller process tills vi är klara med leveransen av alla delar ni beställt. Under hela implementationen har vi även möten med IT och eventuellt leverantörer gällande de aktuella integrationerna.
Exempel på anpassningar:
- Vem har behörighet att starta anställningsprocessen?
- Ska chefens chef godkänna en löneförändring?
- Ska det automatiskt startas en onboardingprocess när anställningsprocessen är klar?
- Vem ska få mejl när en medarbetare ska sluta?
Exempel på konfiguration:
- Dölja fält för olika behörighetsgrupper
- Ta bort steg i processer
- Ändra ordning på steg i processer
- Texter i notifikationer/påminnelser/mejl