Att implementera ett HR-system innebär ett långsiktigt samarbete tillsammans med leverantören. Med många bra system på marknaden kan det ibland bli utmanande att veta i vilken ände man ska börja. Därav listar vi några praktiska tips för implementation av ett HR-system.
Skapa kravlista och önskelista – utgå från behov och inte funktionalitet
Varför behöver ni ett HR-system? Börja med att identifiera grundbehoven. Brainstorma i projektgruppen, skriv ner allt i en lista, konkretisera era nuvarande processer och identifiera vilka era största flaskhalsar är. Utgå därefter från vad ni vill uppnå och inte hur. Men var beredda på att digitaliseringen kommer förändra era manuella processer och vissa uppgifter och steg kan försvinna/förändras eller automatiseras.
Ta fram en projektgrupp, diskutera roller och fördela ansvarsområden
Fundera på vem som blir involverad i projektet, högt och lågt; HR, IT, lön, chefer och medarbetare som kan stötta er i ledningsgruppen. Men alla behöver inte vara med på allt, genom att ta in spetskompetens inom efterfrågade områden minskas felaktiga beslutstaganden.
Förslag på ansvarsområden:
- IT – integrationer och andra IT-relaterade frågor
- Lön – kompensation, lönerevision, förmåner
- Livscykelprocesser (anställning, onboarding, jobbförändring, frånvaro, avslut)
- Talang- och prestationsutveckling
- Utbildning- och kurshantering
- Rekrytering
Limitera ledningsgruppen
Gör inte ledningsgruppen för stor, 3–4 personer räcker. Ofta vill man stoppa in så många personer som möjligt, men det blir ineffektivt i längden. Dels finns utmaningar med att avsätta tid för mer än fyra personer vilket påverkar möjligheten att ta snabbare beslut, men även desto fler som är involverade ju svårare är det att komma överens. Då kommer kravlistan och önskelistan bli för stor om allas viljor ska adderas.
Standardprocesser eller anpassningar – eller både och?
Att anpassa och konfigurera fritt är ofta ett önskemål från våra kunder. Men att utgå från standardprocesser har sina fördelar. Processerna är framtagna genom praktisk erfarenhet och används redan framgångsrikt av existerande kunder. Det är även en bra start och mall att utgå från när nya processer ska implementeras kring vad som ska hända, när det ska hända och vem som är involverad. Däremot bör ni alltid ställa frågan – är det såhär vi vill arbeta eller kan vi göra vissa anpassningar?
Låt implementationsprocessen ta tid – det lönar sig i längden
Rusa inte fasen när ni väljer moduler, funktioner och processer. Alla företag är unika med sina behov och begränsningar och därför är det viktigt att ni som projektleder har full förståelse för hur funktionaliteten fungerar och inaktivera det ni inte kommer att använda. Även om mycket funktionalitet kan vara önskvärt så rekommenderar vi att börja i en mindre omfattning och sedan bygga på produkten genom att implementera ny funktionalitet och nya arbetssätt när den interna förändringsprocessen är mogen.
Testgrupper – utse ambassadörer
Medarbetare kan vara mer eller mindre mottagliga för nya arbetssätt och digitala processer. Därför rekommenderar vi att involvera medarbetare i ett tidigt skede och varför inte välja ut vissa ambassadörer som kan hjälpa till att testa och tycka till? Dels får ni direkt feedback på användarperspektivet samt medarbetare som kan sprida medvetenhet, positivitet och lugna oroliga kollegor.
Kommunikations- och utbildningsplan
Den interna förändringsprocessen är avgörande för en lyckad implementation, oavsett om det gäller ett nytt system eller en ny arbetsprocess. Därav bör du börja i tid, involvera era medarbetare med nyheter och uppdateringar, dela framgångshistorier, dela statistik och skapa forum för feedback. Boka in utbildningstillfällen och var tillgängliga för frågor och stöttning.