Kan ett HR-system förbättra din relation med en ny medarbetare?
Svaret är: Absolut!
Ett HR-system kan hjälpa dig att skapa en smidig onboarding för dina nyanställda. Och det i sin tur kommer att stärka relationen mellan er.
För en chef så finns det en hel del att hålla koll på när man ska anställa. Det är alltifrån en kontorsplats till nycklar till kontoret. Ett HR-systems lösning på att skapa en smidig onboarding är checklistor och notiser.
Men för medarbetaren så finns det massor av information som ska läsas, bilagor som man ska gå igenom och så får man inte glömma att denne ska känna sig välkommen. Hur får man allt detta att gå på ett så smidigt och smärtfritt sätt som möjligt? Och kan det vara avgörande för hur länge en person stannar på företaget?
Preboarding
När anställningsavtalet är signerat så har du som chef stor möjlighet att påverka den nyanställdas första tid på företaget. För att redan innan den första dagen så är medarbetaren väldigt nyfiken och vill ofta suga in information om den nya arbetsplatsen. Det här ska du utnyttja genom att skicka ut företagets historia, policy eller varför inte en inbjudan till en AW? Förutom det så kommer den första dagen på jobbet vara lite lättsammare jämfört med om man startar från noll.
Onboarding
För att en medarbetare ska känna sig så välkommen som möjligt så ha allting klart till första dagen. Om medarbetaren behöver en dator för att jobba så ska det finnas en dator med lösenord och en mejladress och annat som hör till på plats. Detta gäller även nycklar, arbetskläder och andra saker som behövs för att utföra arbetet.
Det första du gör är att gå en hälsningsrunda hos kollegorna. Försök att se till att alla vet om att det kommer komma en ny kollega så att alla är där för att välkomna den nya kollegan. Efter det kan du ha ett uppstartningsmöte där du berättar om företaget och om medarbetarens roll. Så här i början är det superviktigt att ge ett bra första intryck. Då det kan vara avgörande om personen väljer att stanna eller inte.
Onboarding inom företaget
En intern onboarding är när en medarbetare byter roll inom företaget. Att byta roll kan även innebära att medarbetaren behöver gå några nya kurser eller ta nya certifikat. Det kan också betyda att medarbetaren får en helt ny chef.
Precis som i en vanlig onboarding så är det viktigt att medarbetaren känner sig välkommen. Även om rekryteringen är inom samma företag så kan det finnas kollegor som är helt nya för honom/henne. Så en hälsningsrunda är att rekommendera även här.
Hur kan då ett HR-system hjälpa till med detta?
Det finns massor att hålla koll på när man ska anställa en ny person. För att allt man vill är att få till en bra preboarding och onboarding.
Så för att skapa en en smidig onboarding så behöver du ett HR-system.Att ta hjälp av ett HR-system innebär att du som chef kommer ha tillgång till och kunna skapa både checklistor och få notiser. Med hjälp av checklistorna så kommer du minska risken att glömma något och med notiserna så får du en påminnelse att det ska göras. Dessa checklistor kan du sedan spara till nästa person som ska anställas.
En annan praktisk del av att använda sig av ett HR-system är att den nya medarbetaren kan ta del av HR-systemet innan den första dagen! Det kan tillexempel vara bra då medarbetaren kan läsa igenom anställningsavtalet innan första dagen i lugn och ro istället för att stressa igenom det på plats. Då kan medarbetaren ta del av företagets policy, historia och annan viktig information om företaget. Samt få tillgång till namn och bild på sina kollegor, vilket kan vara en bra stressdämpare för den som har svår för namn och ansiktsigenkänning. Allt detta ingår i en preboarding och sköter sig alltså sig självt så länge den nyanställda får tillgång till HR-systemet. Och tro mig, din nya medarbetare kommer vilja ta in den här informationen!
Detta gäller såklart även för den som ska byta roll inom företaget också.
Fun Fact
Det är 69% större sannolikhet att en anställd stannar i er verksamhet i mer än tre år om den ingått i en strukturerad onboarding. Att ha en digital onboarding ger företag möjlighet att inte missa den viktiga initiala informationen eller verktygen. Och med ett HR-system så kan du skapa en smidig onboarding. Då kommer all arbetsutrustning finns på plats, möten är inbokade och introduktionen blir lyckad, varje gång!